オフィスの効率化
ペーパーレス化で能率アップ
ビジネス文書は現在でも紙に印刷されたものが多く、保管するために大きなスペースが必要となります。これらの文書を電子化することで、無駄なスペースを減らしオフィスを有効活用できるようになります。また膨大な紙ファイルの中から、必要な資料を探し出すのは大変な手間ですが、電子化されていれば簡単に見つけることが可能です。そのため余った時間を本来の業務に充てることができ、仕事の効率が格段にアップします。このほかにも社内で情報を共有できること、天災やテロの被害を最小限に抑えられることなど、文書の電子化にはさまざまなメリットがあります。ただし社内の文書を片っ端から電子化する必要はなく、それではかえって効率が悪くなるため注意が必要です。まず保存不要と判断された文書は、適切に廃棄することが求められます。電子化する場合も種類ごとに分類し、後から取り出しやすいようにファイリングしておかねばなりません。電子化の作業は具体的には一つ一つの文書を選別し、紙を平らに伸ばしてスキャニングし、その後は廃棄するかどうか決めるという過程を取ります。重要な文書では必要に応じてOCRソフトを使用する場合もあります。こうした作業にはかなりの時間と手間がかかるため、電子化によって得られるメリットと比較して、どこまで進めるかを事前に計画しておくことが大切です。すべてを社内で処理することもできますが、人件費を節約するため、外注サービスを利用するのも一つの方法です。